Mzdový outsourcing, externí zpracování mezd nebo vlastní mzdová účetní? Jak se rozhodnout?

0 comments

Nutnou měsíční pravidelností v některých firmách jsou mzdy. Vždy ve stanovených dnech hned první polovině měsíce musí být spočítané, protože vyplacení mezd i jednotlivé odvody mají pevně stanovený termín.

Navíc musí být z hlediska jejích výše a také s ohledem na platnou legislativu spočítány správně. Mezi další důležité úkony patří přihlášení a odhlášení zaměstnanců u ČSSZ a u zdravotních pojišťoven. A samozřejmě se jednou ročně provádí roční zúčtování daní.

Pro vedení firmy je zpracování mezd oddělení, které nevytváří žádny zisk. Naopak snaží se právě u tohoto oddělení co nejvíc snížit náklady. Jak tedy dosáhnout co nejnižších nákladů, ale zachovat kvalitu této důležité práce?

V dnešní době existuje více způsobů zpracování mezd. Každé má svoje klady, ale i zápory. Záleží na rozhodnutí každé firmy, co jí nejvíc vyhovuje.

 

Trend dnešní doby, který je kombinací interní a externí účtárny

Základem tohoto způsobu je mzdový systém, který umožňuje přístup externímu zpracovateli mezd a po zpracování mezd také klientovi, jehož se zpracování mezd týká.

 

Zákazník má díky tomu on-line přístup do systému a vyškolený zaměstnanec ve firmě je schopný např. zjistit zůstatky dovolené či vytisknout požadované potvrzení pro zaměstnance. Tyto činnosti by před tím musela dělat mzdová účetní. Pro členy vedení to má např. tu výhodu, že jsi, můžou okamžitě vytisknout aktuálně reporty.

Externí zpracování pak taky přináší výhody outsourcingu, tedy předání odpovědnosti za chyby a včasné zpracování a eliminace rizika výpadku mzdové účetní.

Outsourcing mezd není pro všechny firmy ideální

Může se zdát, že z pohledu přenesení odpovědnosti za zpracování mezd a zastupitelnosti je outsourcing mezd výborné  řešení. Ve skutečnosti to však není tak jednoduché.

Firmy, které mají interní účtárnu, jsou zvyklé na operativnost a kratší dobu zpracování mezd.  Proto se už některé z nich v této oblasti s outsourcingem spálili.

Běžnou praxí u poskytovatelů externích služeb totiž je, že klient musí požadavky na externího zpracovatele mezd posílat e-mailem nebo vkládat do určité části systému. Následně musí čekat dohodnutou dobu na vyřízení, než se mzdy zpracují.

Může to přinášet nespokojenost u managementu, který potřebuje odeslat nějaký report do zahraniční centrály. Ale nedokáže potřebné údaje tak rychle získat. Ale také i u běžných zaměstnanců, kteří chtějí vědět např. jen aktuální zůstatek své dovolené.

Malé oddělení s velkou důležitostí

Aby vedení firmy zbytečně nenavyšovalo náklady na zpracování mezd je dobré jsi položit otázku, kolik zaměstnanců zvládne zpracovat jedna mzdová účetní. Většinou to je 300 – 400 zaměstnanců, ale není neobvyklé i přes 600. Tady už ale velice záleží na organizaci práce e technickém zázemí účtárny.

Klíčovou roli zde hraje zatížení mzdové účtárny ze strany zaměstnanců, kteří se na ni obracejí s nejrůznějšími požadavky a dotazy. Samozřejmě už zmiňovaný mzdový software a to hlavně v jakém rozsahu je využíván. V některých případech se mzdové systémy využívají pouze z 15 % a mnoho věcí se provádí zbytečně ručně.

 

Neexistuje tedy jednoznačná odpověď na to, zda je lepší externí zpracování mezd nebo interní účtárna. Oba tyto způsoby budou i do budoucna existovat. Tudíž najdeme firmy s výbornou interní mzdovou účtárnou, tak i spokojeni uživatelé outsourcingu mezd.

Share This:
GermanEnglish